Matriz RACI: o que é, seus benefícios e como aplicar

Saiba o que é Matriz RACI, como ela pode ajudar a organizar seu dia-a-dia. Veja como você pode aplicá-la na sua empresa. 

O que é Matriz RACI?

A Matriz RACI é uma ferramenta de gestão de projetos que ajuda a definir as responsabilidades de cada membro da equipe em relação às tarefas do projeto. RACI é um acrônimo que significa Responsável, Aprovador, Consultado e Informado. Ela define as responsabilidades de cada membro da equipe em relação às tarefas do projeto.

Ao utilizar a Matriz RACI, é possível garantir que todas as tarefas do projeto sejam atribuídas a uma pessoa responsável. Todas as decisões são aprovadas pelas partes relevantes e que todos os membros da equipe sejam informados sobre o progresso do projeto.

O que significa RACI?

RACI representa os quatro possíveis papéis que um membro da equipe pode ter em relação a uma tarefa específica em um projeto: Responsável, Aprovador, Consultado e Informado.

(Fonte: https://artia.com/blog/)

Responsável

É atribuído a um membro da equipe que é responsável por executar uma tarefa específica no projeto. Essa pessoa é encarregada de garantir que a tarefa seja concluída dentro do prazo. 

Autoridade/Aprovador

A autoridade é representada pelo papel de Aprovador. Esse membro da equipe tem o poder de aprovar ou rejeitar uma decisão em relação a uma tarefa específica no projeto. Ele dirá se a tarefa pode ser iniciada. É o aprovador que vai validar se o trabalho foi realizado corretamente e se está dentro dos padrões de qualidade da empresa 

Consultado

O papel de Consultado é atribuído a uma pessoa que possui conhecimentos e habilidades específicas relevantes para dar apoio com sua experiência. Essa pessoa é consultada para fornecer informações, orientação ou feedback sobre a tarefa. Ela pode estar dentro da empresa ou não. 

Informado

O Informado é atribuído a um membro da equipe que precisa ser mantido a par sobre o andamento de uma tarefa específica no projeto. Essa pessoa não tem a responsabilidade de executar a tarefa ou tomar decisões relacionadas a ela. Porém precisam ser atualizadas regularmente sobre o progresso e os resultados.

Regras da Matriz RACI

Algumas regras importantes para seguir ao usar a Matriz RACI são:

• Cada tarefa deve ter apenas um Responsável atribuído.
• A Matriz RACI deve ser revisada regularmente para garantir que as atribuições de responsabilidade sejam adequadas e precisas.
• Todos os membros da equipe devem estar cientes da Matriz RACI e de suas atribuições para que possam trabalhar juntos de forma eficaz no projeto.

Se acaso for preciso que uma tarefa tenha mais de um responsável, as funções precisarão estar muito claras, para não gerar desorganização sobre o que deve ser feito. 

Benefícios da Matriz Raci

A Matriz permite que os papéis de cada membro da equipe estejam bem divididos. Com isso há menos falhas na comunicação. Veja outros benefícios da matriz:

• Definição clara das responsabilidades de cada membro da equipe, evitando confusões e retrabalho.
• Maior eficiência e produtividade na execução das tarefas do projeto.
• Melhora a comunicação entre os membros da equipe, já que as atribuições de cada um são claramente definidas.
• Redução de conflitos e mal-entendidos, já que todos sabem exatamente quais são suas responsabilidades e autoridades.
• Identificação mais rápida de possíveis problemas e obstáculos, facilitando a tomada de decisões para superá-los.
• Ajuda a garantir que todas as partes interessadas sejam mantidas informadas sobre o progresso do projeto.

Como aplicar uma Matriz RACI?

Para montar uma Matriz RACI, siga os seguintes passos:

• Identifique todas as tarefas do projeto que precisam ser realizadas.
• Liste todas as pessoas que farão parte da equipe do projeto.
• Para cada tarefa, determine quem será o Responsável pela sua execução.
• Identifique quem precisará aprovar as decisões relacionadas a cada tarefa e atribua o papel de Aprovador.
• Identifique as pessoas que precisarão ser Consultadas para fornecer informações ou feedback sobre cada tarefa.
• Liste todas as pessoas que precisam ser Informadas sobre o andamento de cada tarefa.
• Preencha a matriz RACI atribuindo os papéis de Responsável, Aprovador, Consultado e Informado para cada tarefa e cada membro da equipe.
• Revise a Matriz RACI com a equipe para garantir que todas as responsabilidades estejam claras e definidas corretamente.

Conclusão

A matriz RACI pode ser uma ferramenta valiosa para aumentar a eficiência e produtividade  dos projetos da sua empresa. Comece já a utilizar essa ferramenta. 

Não deixe de conferir nosso último post sobre Sistema de Informação de Marketing para saber mais sobre ferramentas de marketing que podem te ajudar na sua empresa.