A principal vantagem de trabalhar com marketing digital é a possibilidade de integrar várias ferramentas ao processo produtivo. Uma das mais importantes delas é a possibilidade de mensuração de todos os resultados e interações com um excelente nível de informações.
Por outro lado, essa aparente vantagem acaba se tornando um transtorno, pois as pessoas precisam atuar em várias frentes, como desde produzir um artigo para o seu blog pessoal a gerenciar todo o processo de marketing digital de um empresa ou agência. Manter todo o processo sob controle é extremamente complexo e trabalhoso por causa da enorme quantidade de ferramentas e fluxos envolvidos no processo.
Para contornar essa situação, precisamos nos concentrar em três princípios básicos:
1. Centralizar em um único local ou aplicativo o maior número de tarefas possível para simplificar a gestão;
2. Armazenar os arquivos de trabalho em nuvem com cópia local, com sincronismo automático e possibilidade de compartilhamento;
3. Automatizar ao máximo a execução, revisão e, principalmente, a integração dos processos.
Agora que sabemos as características das ferramentas, selecionei dez ferramentas indispensáveis, separadas por fase do processo. Desta forma, qualquer usuário poderá facilmente montar um workflow sem muitos problemas.
Gerenciamento das Tarefas
Para o gerenciamento das tarefas é imprescindível que a ferramenta seja multiplataforma, que permita o compartilhamento e delegação de tarefas, além de permitir anexar fotos e documentos.
Aplicativo que cumpre muito bem a sua função de gerenciar tarefas, projetos e demandas. Além de ser multiplataforma, permite facilmente a criação e o compartilhamento de projetos e tarefas com outros envolvidos. É possível também inserir anexos nas tarefas diretamente do Google Drive ou Dropbox, com uma conta vinculada. Mais a frente, quando falarmos de armazenamento, veremos que essa é uma funcionalidade muito interessante, centralizando os arquivos anexos em um único local.
Gerenciador de projetos e tarefas muito intuitivo para quem gosta de metodologias ágeis ou simplesmente preferem um aplicativo visual para gerenciar suas tarefas. O Trello, além de atender aos três requisitos básicos para estar na lista, ganha uma estrela extra pela sua curva de aprendizado, que é extremamente rápida e intuitiva. A plataforma de gerenciamento de projetos também possui integração com os principais serviços de gerenciamento de arquivos em nuvem disponíveis no mercado como Dropbox, Google Drive, Box e OneDrive, o que facilita o gerenciamento de todos os arquivos do projeto a partir de uma única plataforma.
Armazenamento
Para o armazenamento dos documentos devemos pensar nas seguintes situações:
- Os arquivos de trabalho como planilhas e documentos tem que estar acessíveis imediatamente na máquina de produção;
- Todos arquivos devem ser compartilháveis sem muito esforço e sincronizados em tempo real;
- Os arquivos de referências devem ser acessíveis, pesquisáveis, porém não necessitam estar disponíveis imediatamente na máquina de produção;
- Os aquivos devem integrar-se a um sistema de gerenciamento de tarefas.
Para cumprir bem essa tarefa existem no mercado dois serviços principais:
De longe o melhor serviço de armazenamento de documentos em nuvem. Além de ser um “canivete suíço” no fluxo de trabalho, permite o compartilhamento individual dos arquivos e pastas a nível de permissão para leitura ou edição. A capacidade máxima do Google Drive é de 15gb de armazenamento gratuito para qualquer conta.
Parecido com o Google Drive no quesito de armazenamento, sincronização e compartilhamento de pastas e arquivos, mas suas qualidades param por aí. A conta gratuita oferece apenas 2gb de armazenamento e o compartilhamento de arquivos é um pouco confuso. Ele está presente nesta lista porque é o único que se integra ao gerenciador de projetos Trello.
Ferramentas de produção
É na etapa de produção que o Google Docs mostra a que veio. Completamente integrado ao Google Drive, permite a criação, edição, revisão compartilhamento e armazenamento de todos os documentos do projeto sem a necessidade de um software como o Microsoft Office instalado no computador. Ele mesmo “roda” planilhas, apresentações, documentos, diagramas e formulários diretamente do seu navegador gratuitamente.
Para quem precisa preparar as imagens dos posts de forma rápida e não é nenhum ninja no Photoshop, o Canva é uma excelente opção. Uma das vantagens mais interessantes é o aplicativo para iPad, que facilita muito o processo criativo num café, por exemplo. A ferramenta gratuita já traz as imagens no tamanho correto para cada tipo de mídia social e também uma galeria com vários exemplos de imagens e textos a serem utilizados.
Publicação
Para que a publicação tenha um alcance além do blog, deve-se levar em conta a distribuição automática do conteúdo nas principais redes sociais relevantes ao negócio e em horários que favoreçam a audiência. Para atender tal demanda duas ferramentas se destacam, são elas:
Um agendador de publicações muito conhecido e de fácil utilização. Possui plugin para os principais navegadores do mercado e facilita muito a automação das tarefas referente a publicação de conteúdo nas redes sociais.
Postcron
Não é tão conhecido como o Buffer e outras ferramentas. Possui uma interessante lista de recursos disponíveis em sua versão gratuita, como a publicação em grupos do LinkedIn e do Facebook. O plugin para o Google Chrome, o Postcron, permite o agendamento de publicação a partir da página visitada no browser.
Automação
Nosso princípio básico de produtividade é ter o maior número de tarefas possíveis concentradas em um único aplicativo. como essa possibilidade é inviável tecnicamente, devemos recorrer a ferramentas que integram os diversos serviços a partir de eventos para automatizar a execução de várias tarefas. Para esta função existem dois serviços interessantes para automação do fluxo de trabalho:
Serviço que através de receitas simples integra um enorme gama de serviços, como por exemplo o Evernote e o Youtube. Seu funcionamento é muito simples, basta entender o seu objetivo é criar uma receita. Por exemplo, cada vez que um vídeo do YouTube é marcado para assistir mais tarde, é criada uma tarefa na caixa de entrada do Todoist com a tag “assistir”, o título e a url do vídeo, permitindo que o tempo que seria utilizado na criação da tarefa seja utilizado na execução de outra tarefa. Existem diversas receitas prontas para utilização que facilita bastante a vida do usuário iniciante.
Semelhante ao IFTTT, conecta vários serviços, mas de uma forma mais robusta, a ponto de integrar-se com os maiores softwares de CRM do mercado e ao Mailchimp, por exemplo. É possível vincular o formulário de contato de um site com o Zoho CRM e o Mailchimp para que cada vez que o formulário preenchido no site for submetido, seja criado um contato e um novo negócio no Zoho CRM. Simultaneamente, ele cadastra o lead em uma lista chamada “novos clientes” no Mailchimp.
Caso você tenha dúvidas relacionadas a alguma das ferramentas de produtividade pessoal e de marketing digital, visite o meu blog, onde público artigos semanalmente sobre o assunto.
