Matriz CSD: o que é, como fazer e quando usar

Saiba o que é uma Matriz CSD e como aplicar esta ferramenta de gestão em seu negócio 

O que é a Matriz CSD?

A Matriz CSD é uma ferramenta de gestão de projetos usada para priorizar tarefas e tomar decisões mais eficientes. Ela é composta por três elementos principais: Certeza, Suposições e dúvidas. 

O objetivo principal é reunir esses três elementos entres os membros de uma equipe, para que todos possam ter essas informações e de maneira organizada tomar decisões. Todos os colaboradores participam do processo de elaboração da matriz, para não ter falhas na comunicação. 

A Matriz CSD pode ser uma ferramenta útil para gerenciar projetos de forma mais eficiente e eficaz, garantindo que as tarefas sejam concluídas de acordo com as prioridades do projeto.

(fonte: https://umbora.com/ )

“Uma Matriz CSD pode se manter ativa durante todo o projeto, ajudando a equipe a compartilhar certezas, suposições e dúvidas — daí o nome CSD. É frequentemente utilizado no início de um projeto junto ao demandante do mesmo, para obter de maneira rápida a maior quantidade possível de informação a respeito do contexto do desafio, o que já foi feito, o que está sendo realizado e os planos para o futuro da organização”.  – Livework

Quando usar a Matriz CSD?

A Matriz CSD pode ser usada em qualquer situação em que haja um novo projeto para ser  gerenciado, independentemente do contexto em que se encontre. Ela pode ser aplicada em ambientes profissionais, projetos acadêmicos ou até mesmo na gestão de tarefas pessoais. Aqui estão algumas situações em que a Matriz CSD pode ser usada:

• Gestão de projetos: A Matriz CSD pode ser usada para priorizar tarefas e garantir que os objetivos do projeto sejam alcançados no prazo e com qualidade.
• Gerenciamento de tempo: A Matriz CSD pode ajudar a gerenciar o tempo de forma mais eficiente, priorizando tarefas importantes e urgentes e deixando as menos importantes para depois.
• Tomada de decisão: Ela pode ser usada como uma ferramenta de tomada de decisão, ajudando a escolher entre várias opções de tarefas com base em sua importância e urgência.
• Gestão pessoal: A Matriz CSD pode ser útil para gerenciar tarefas pessoais, como compromissos garantindo que as tarefas mais importantes sejam concluídas primeiro.

A matriz para o seu negócio 

A Matriz CSD é uma ferramenta útil para ser usada em vários cenários em que é necessário gerenciar várias tarefas e priorizá-las de acordo com sua importância e urgência.

Kick off 

O kick off da Matriz CSD envolve a reunião inicial para definir as tarefas, objetivos e prioridades que serão gerenciadas pela matriz. Nessa reunião, é importante que todos os envolvidos no projeto estejam presentes e alinhados quanto às expectativas e prazos.

Durante o kick off, é possível definir quais tarefas são mais importantes e urgentes, bem como as que podem ser deixadas para depois. 

Antes de ir a campo

Nessa etapa é importante que a equipe responsável pelo gerenciamento das tarefas tenha algumas precauções para garantir que tudo seja realizado da melhor forma possível. É necessário muita pesquisa para construção dos roteiros que serão desenvolvidos. 

Nessa etapa  da  Matriz CSD, é importante que a equipe esteja alinhada com os roteiros e entrevistas para desenvolver com o usuário. 

Após o campo 

Após o campo na Matriz CSD, é importante realizar uma revisão para avaliar o desempenho e identificar oportunidades de melhoria.

Nessa revisão, é importante avaliar se as tarefas foram realizadas de acordo com as prioridades estabelecidas. Saber se houve atrasos ou problemas na execução, e se foram alcançados os resultados esperados. Também é importante avaliar o processo de comunicação e o acompanhamento do progresso para identificar oportunidades de melhoria. 

Com base na revisão, é possível identificar pontos fortes e fracos e definir ações para melhorar o desempenho na próxima rodada da Matriz CSD. Essas ações podem incluir a definição de critérios mais claros para a priorização das tarefas, o ajuste do processo de comunicação e acompanhamento do progresso, e o treinamento em habilidades específicas para a equipe.

No final do projeto

No final do projeto na Matriz CSD, é importante realizar uma avaliação final para verificar se todos os objetivos foram alcançados e se os resultados esperados foram obtidos.

Nessa avaliação final, é importante avaliar se todas as tarefas foram concluídas de acordo com as prioridades estabelecidas, se foram alcançados os resultados esperados e se o processo de comunicação e acompanhamento do progresso foi eficiente.

Também é importante avaliar os resultados do projeto em relação aos objetivos iniciais e identificar oportunidades de melhoria para projetos futuros.

Com base nessa avaliação final, é possível extrair lições aprendidas e definir ações para melhorar a eficiência e eficácia do processo na próxima vez que a Matriz CSD for utilizada.

Ao utilizar sprints na Matriz CSD, é possível aumentar a eficiência do projeto, e ainda ver o que pode ser melhorado. Isso garante que a equipe foque nas atividades mais importantes. 

Método Scrum para Matriz CSD

Na Matriz CSD, o método Scrum pode ser aplicado para gerenciar as tarefas em cada fase da matriz, definindo sprints para a realização das atividades prioritárias.

Além disso, o Scrum permite que a equipe faça reuniões diárias de acompanhamento do progresso e ajuste do plano de ação, garantindo a rápida resolução de problemas e a tomada de decisões mais assertivas.

Ao final do projeto na matriz CSD, é importante realizar uma avaliação para verificar se todos os objetivos foram alcançados e para identificar oportunidades de melhoria para projetos futuros.

A matriz precisa sempre ser observada, os times que conseguem se manter com melhores resultados são aqueles que sempre atualizam sua Matriz CSD.

(fonte:https://edisciplinas.usp.br/pluginfile.php/ )

Dicas para fazer uma matriz CSD eficiente

• Identifique claramente o cenário: Antes de começar a desenvolver a solução, é importante identificar claramente o cenário atual e as necessidades a serem atendidas. Não perca tempo na hora de encaixar as informações em cada coluna. Sempre haverá divergência, mas o objetivo da matriz é inserir os pontos de vista do grupo. 
• Priorize as atividades em cada fase: Para garantir que as atividades mais importantes sejam realizadas primeiro, é importante priorizá-las em cada fase da matriz 
• Seja flexível, na sua matriz as coisas podem mudar de lugar. Certezas podem se tornar dúvidas e o contrário também pode acontecer. É necessário saber orientar a equipe quanto a essas mudanças. 
• Utilize a metodologia Scrum: A metodologia Scrum pode ser uma ferramenta útil para gerenciar as atividades em cada fase da matriz. Isso permite
• Provoque reflexões principalmente quando estiverem preenchendo a coluna das certezas para posteriormente poderem desenvolver questionamentos.  

• Defina prazos e metas alcançáveis: É importante definir prazos e metas realistas.
• Realize avaliações regulares: Realize avaliações regulares do progresso do projeto e dos resultados obtidos. Isso permitirá que você faça ajustes no plano de ação e garanta que o projeto esteja seguindo na direção certa.

Como fazer sua Matriz CSD

Saiba que a matriz foi elaborada para ter opiniões diferentes, e é normal que as pessoas não concordem umas com as outras. Escreva todas as opiniões mesmo assim. 

Apesar de fazer a Matriz em um template, os especialistas indicam programas que todos possam acessar, como o Google Sheets.

Clique para fazer o download do template de Matriz CSD.

Certezas

Todas as verdades absolutas coloque na coluna de Certezas. As certezas referem-se às informações ou aspectos do projeto que são conhecidos e seguros. Em outras palavras, são as informações e dados que a equipe pode contar e confiar ao planejar e desenvolver as soluções para o projeto.

Suposições

Quando há opiniões diferentes sobre um assunto, coloque-as em Suposições. As suposições referem-se às informações do projeto que não são conhecidas como certeza e que a equipe deve assumir para planejar e desenvolver soluções. Em outras palavras, são as informações e dados que a equipe acredita serem verdadeiros, mas que ainda precisam ser validados. As suposições são baseadas no que as pessoas envolvidas no projeto acham sobre determinado assunto.  

Dúvida

Na coluna de Dúvidas, coloque tudo aquilo que você desconhece ou não possui uma definição concreta. A dúvida na matriz CSD se refere a uma situação em que há falta de clareza sobre um determinado fato. Quando há dúvida em relação a um fator na matriz CSD, é importante fazer uma avaliação cuidadosa com base nas informações disponíveis.

Conclusão

A matriz CSD é uma ferramenta que oferece vários benefícios para as empresas que a utilizam. Alguns como identificar e avaliar riscos potenciais em um processo ou sistema. Isso pode ajudar a prevenir problemas antes que ocorram e a tomar medidas preventivas para reduzir o impacto dos riscos identificados. Essa é uma boa ferramenta para começar a aplicar na sua empresa. Quer conhecer mais ferramentas que podem ajudar no desenvolvimento da sua empresa, confira nosso blog Digitais do marketing.