O que é Sales Operations?

Sales Operations é o departamento dentro de uma empresa que dá suporte, capacita e impulsiona as equipes de vendas da linha de frente para vender melhor, mais rápido e com mais eficiência. 

Esse suporte pode ocorrer através de treinamentos estratégicos, implementação de novas ferramentas de software e técnicas de engajamento. Assim, os representantes de vendas podem se concentrar exclusivamente nas vendas e gerar receita. 

Em poucas palavras, o Sales Operations desenvolve um sistema para as vendas. Esse departamento utiliza dados para impulsionar a estratégia, as melhores práticas para orientar o treinamento e a tecnologia para atingir o sucesso. 
Por causa de seu amplo escopo e profundo impacto no desempenho da receita (produtividade) e do resultado final (eficiência), o Sales Ops se tornou fundamental em empresas sales driven ou com foco em B2B.

Qual a diferença entre Sales Ops, Marketing Operations e Business Operations ou Business Intelligence (BI)? 

Enquanto o Sales Ops desenvolve um sistema para vendas, o Marketing Ops foca exclusivamente nas operações do time de mkt. Já o Business Ops ou BI não se restringe a nenhuma área. Ele tenta encontrar formas para otimizar e aumentar a produtividade da empresa como um todo. Por isso, possui uma visão muito mais ampla de toda a organização.

Quais são as principais funções do Sales Operations? 

Basicamente, o Sales ops realiza todas as funções que fornecem insights estratégicos para a equipe de vendas fechar negócios. As principais funções são:

• otimizar processos de vendas 
• analisar métricas de desempenho 
• desenvolver programas de incentivos 
• treinar equipe de vendas, caso haja necessidade 
• adotar e implementar metodologias de vendas 
• selecionar software de capacitação e outras ferramentas  
• fazer previsões de crescimento 
• fazer toda a integração entre o time de vendas e o de marketing 

-> esse último ponto é fundamental! Quando o departamento de marketing está alinhado com o de vendas, a comunicação e os objetivos estão alinhados. Em empresas sales driven, o departamento de marketing tem como função principal coletar dados e informações sobre clientes para alimentar o time de vendas com insights. 

Quais são os principais benefícios para empresas em ter um time de Sales Operations?

Desenvolver um time de vendas mais sólido

O Sales Ops será o responsável em recrutar, integrar e treinar a equipe de vendas. Assim, desde o recrutamento até aquisição de um novo cliente, o time de vendas está alinhado com o propósito e a estratégia da empresa. E quanto mais especializado for a pessoa que contrata, menor a taxa de turnonver do time. 

Possuir uma visão macro 

O Sales Ops não vai se perder nas tarefas do dia a dia, no follow-up e fechamento de contratos. Ele vai conseguir ter uma visão mais de fora, analítica e holística de toda a operação de vendas.

Essa visão macro também possibilita ver o mercado, clientes não atendidos, brechas e oportunidades de crescimento.

Ter um processo de vendas estruturado 

Com essa visão macro ele vai conseguir otimizar processos e conectá-los com as diferentes áreas da empresa, em especial, o marketing. Todo o time de vendas ficará alinhado em uma estratégia única. Esse processo de vendas estruturado irá agilizar o dia a dia dos vendedores.

Ser uma empresa orientada por dados 

A partir das métricas, os Sales Ops entendem o desempenho dos vendedores, o ciclo de vendas e todo o pipeline. Desta forma, as decisões são tomadas baseadas em dados, não em achismos, gerando maior assertividade. 

Ter maior previsibilidade dos gastos e lucros 

Como o time de sales ops verifica resultados periodicamente e desenvolve estimativas, a empresa consegue ter uma maior previsibilidade na entrada e saída de recursos do caixa. Empresas com times consolidados de Sales Ops possuem um fluxo de caixa mais saudável.

Aumentar faturamento sem precisar elevar proporcionalmente os custos 

Construir uma máquina de vendas não é ter uma equipe enorme de vendedores. Mas sim, ter uma equipe de vendedores orientados por Sales Ops. A escalabilidade de um time de vendas aumenta conforme o time está alinhado com o resto da empresa, consegue tomar decisões melhores e orientadas por dados, ter processos claros e possuir previsibilidade do fluxo de caixa. 

Possibilidade de adotar e otimizar as melhores tecnologias 

As equipes de vendas podem aproveitar o poder da análise de big data, inteligência artificial e aprendizado de máquina para melhorar o desempenho e a lucratividade. Por isso, é fundamental ter o Sales Ops para selecionar quais tecnologias utilizar e treinar o time de vendas. 

4 áreas que Sales Operations pode contribuir:

1 – Em conjunto com os líderes de vendas e marketing, os Sales Ops colaboram na formulação de uma estratégia, desenvolvendo planos de ação de curto e longo prazo com base em suas próprias experiências, entendimento do mercado e com a visão orientada por dados.

2 – Sales Ops podem desenvolver talentos e permitir que os vendedores agreguem mais valor para alcançar a estratégia geral de vendas. O Sales Ops pode ser os responsáveis dos seguintes processos: recrutamento e integração, treinamento de produtos, desenvolvimento de metodologia de vendas e treinamento de mercado.

3 – Para impulsionar a eficiência e a motivação da equipe de vendas, os Sales Ops, podem gerenciar as seguintes funções: comunicações internas, revisão de comunicações externas voltadas para o cliente antes de serem enviadas, melhorias no processo como um todo, automação para tarefas rotineiras e não essenciais, administração de CRM e outras ferramentas. 

4 – Sales Ops pode trabalhar com o marketing para ajustar as mensagens e o conteúdo da marca. Como Sales Ops possui uma grande quantidade de dados comportamentais dos clientes, eles podem colaborar com colegas de marketing no desenvolvimento da estrutura do funil de vendas e no desenvolvimento de conteúdo ricos. 

Quais são as Métricas e KPIs mais comuns dos Sales Ops?

Logicamente, cada equipe e organização, dependendo do seu contexto, irá selecionar qual métrica irá priorizar. O importante é entender que essas métricas fornecem informações não apenas sobre como melhorar as taxas da receita, mas também sobre como todo o processo ainda pode ser otimizado gerando lucro a longo prazo. 

Listamos algumas das principais métricas: 

CAC ou Custo de Aquisição de Clientes -> quanto foi investido em Marketing e Vendas dividido pelo número de clientes adquiridos neste mesmo período.

Taxa Média de Vitórias -> proporção de negócios fechados e ganhos sobre o número total de negócios ganhos e perdidos.

LTV ou Lifetime value -> a receita total que uma mesma pessoa irá gerar durante todo o período de tempo em que é sua cliente.

Tempo gasto vendendo -> tempo real que os vendedores gastam vendendo em comparação com outras tarefas, como reuniões internas, treinamento e trabalho administrativo.

Tempo de resposta do Lead-> tempo que leva antes que os leads respondam positivamente a um pitch ou call to action.

Número de reuniões em potencial por período -> medida de investimento em prospecção que compara o número de reuniões que os vendedores individuais conseguiram marcar em um determinado período.

Precisão da previsão -> a taxa de erro de previsões anteriores versus resultados reais ou desempenho.

Eficiência do pipeline -> mede a eficácia dos vendedores no gerenciamento de seus pipelines.

Por fim, como desenvolver o time de Sales Operations?

Agora que já está claro o que é Sales Ops, como ele atua e benefício que traz para uma organização, desenvolvemos um passo a passo para você criar um time de Sales Ops na sua empresa e alavancar as suas vendas. 

1. Busque colaboradores qualificados

Entenda as suas possibilidades de investimento para criar vagas com remuneração competitiva e reter os melhores talentos. 

Procure por profissionais com conhecimentos técnicos ou pense em desenvolver um treinamento para capacitar o seu time. 

Invista também em uma estrutura de backoffice já que esses profissionais precisarão de concentração para analisar dados. Em tempo de home office, garanta que todos possuem espaço e ferramentas adequadas, mesmo que em suas casas. 

2. Tenha uma clareza de estratégia no seu negócio 

Não adianta você investir em desenvolver a sua área de Sales Ops se a estratégia da sua empresa não está clara. Defina o seu objetivo, missão, estratégias e KPIs. 

3. Fique de olho no mercado

O time de Sales Ops não pode estar com os olhos fechados ao que acontece ao redor. Qualquer pequena mudança de comportamento do consumidor irá afetar em como eles se relacionam com o seu negócio. Por isso, fique de olho nas novas tendências, tecnologias e demandas. 

4. Utilize as novas tecnologias ao seu favor

Hoje em dia, existem ferramentas para praticamente todas as atividades. Seja para auxiliar na coleta de dados, no controle destas informações ou para acompanhar o pipeline de vendas. O desafio é saber qual a ferramenta contratar, como utilizá-la da melhor forma possível e garantir que todos do time estejam capacitados para utilizá-la. 

Por fim, vale lembrar que o objetivo do Sales Ops é minimizar qualquer atrito no processo de vendas para garantir que os vendedores sejam bem-sucedidos em suas atividades e garantir uma maior renda para a sua empresa. 

Ou seja, investir em Sales Operations é investir no seu negócio!